Sposób powstania wspólnoty różni się w zależności od tego, do kogo pierwotnie należy nieruchomość.
W momencie ustanowienia odrębnej własności pierwszego lokalu w budynku wybudowanym przez dewelopera, czy też w budynku należącym do gminy, osoba fizycznej bądź zakładu pracy wspólnota powstaje automatycznie. Dzieje się tak najczęściej w momencie sprzedaży pierwszego lokalu, wyodrębnienie lokalu jest jednak możliwe również na podstawie jednostronnej czynności prawnej właściciela nieruchomości albo orzeczenia sądu znoszącego współwłasność.
Inaczej sytuacja przedstawia się w budynku należącym do spółdzielni. W takim przypadku wspólnota powstanie automatycznie dopiero w chwili wyodrębnienia ostatniego lokalu, wcześniejsze powstanie wspólnoty wymaga podjęcia uchwały, w której większość właścicieli lokali w budynku lub budynkach położonych w obrębie danej nieruchomości, obliczana według wielkości udziałów w nieruchomości wspólnej, postanowi, że w zakresie ich praw i obowiązków oraz zarządu nieruchomością wspólną będą miały zastosowanie przepisy ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali.
Oczywiście samo powstanie wspólnoty, to dopiero pierwszy krok. Aby wspólnota mogła działać, ktoś musi nią zarządzać. Powstanie wspólnoty jest to pierwszy moment, kiedy można podjąć decyzję, jak wspólnota będzie zarządzana. Właściciele lokali mogą w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej później w formie aktu notarialnego określić sposób zarządu nieruchomością wspólną, a w szczególności mogą powierzyć zarząd osobie fizycznej albo prawnej. Właściciele mogą też pozostać przy modelu ustawowym, który różni się w zależności od tego, czy wspólnota jest wspólnotą małą (do siedmiu lokali, a od 1 stycznia 2020 r. do trzech lokali) czy też dużą (lokali we wspólnocie jest więcej niż siedem). W tym drugim przypadku konieczny jest wybór zarządu.
Na osobie zarządzającej będą spoczywały dalsze obowiązki związane z ukonstytuowaniem wspólnoty – pozyskania numeru NIP, REGON, założenie konta bankowego.
Na początkowym etapie istnienia wspólnoty konieczne też będzie zajęcie się finansami. Tutaj konieczne jest zebranie członków wspólnoty, które zdecyduje o wysokości zaliczek na koszty zarządu nieruchomością wspólną, przyjmuje plan gospodarczy. Zebranie może też decydować o innych kwestiach, jak pierwsze regulaminy normujące sposób funkcjonowania wspólnoty.