Zarząd w dużej wspólnocie

W przypadku tzw. dużych wspólnot mieszkaniowych, czyli wspólnot, w których lokali wyodrębnionych, wraz z lokalami niewyodrębnionymi, jest więcej niż siedem (a od 1 stycznia 2020 r. jest więcej niż trzy), członkowie wspólnoty, którzy nie zdecydowali się umownie określić innych zasad zarządzania, zobowiązani są wybrać zarząd.

Członkiem zarządu może być wyłącznie osoba fizyczna wybrana spośród właścicieli lokali lub spoza ich grona.

Zarząd może być jednoosobowy lub kilkuosobowy. Gdy zarząd jest kilkuosobowy, oświadczenia woli za wspólnotę mieszkaniową składają przynajmniej dwaj jego członkowie.

Zarząd jest najważniejszym organem wspólnoty, to on podejmuje samodzielnie czynności zwykłego zarządu za wspólnotę, czyli zajmuje się jej bieżącymi sprawami. W sprawach przekraczających zwykły zarząd, które ustawa wymienia przykładowo, działanie zarządu powinno być poprzedzone uchwałą właścicieli lokali, która upoważni zarząd do działania.

Pełnienie funkcji zarządu to również szereg obowiązków. Zarząd jest obowiązany prowadzić ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej. Ponadto zarząd jest obowiązany sporządzić protokół przejęcia nieruchomości i jej dokumentacji technicznej (budowlanej, powykonawczej i książki obiektu budowlanego) w imieniu wspólnoty mieszkaniowej, przechowywać dokumentację techniczną budynku (a także przeprowadzać jej aktualizację) oraz prowadzić i aktualizować spis właścicieli lokali i przypadających im udziałów w nieruchomości wspólnej.

Taki zakres obowiązków powoduje, iż często do zarządzania wspólnotą mieszkaniową konieczne jest zatrudnienie profesjonalisty w postaci zarządcy. Jeśli wspólnota nie zdecydowała się zmienić zasad ustawowych, występuje wtedy dualizm zarządu i zarządcy. Zarząd zwiera umowę z zarządcą i rozlicza go z wykonywania obowiązków nałożonych taką umową.